Giao tiếp chuyên nghiệp - lời nói là tài sản chiến lược

0 Comments

Có một sự thật thú vị nhưng cũng đầy cay nghiệt trong giới công sở: "Những người thăng tiến nhanh nhất không phải luôn là những người làm việc giỏi nhất, mà là những người giao tiếp hiệu quả nhất."

Bạn có thể thức trắng đêm để viết ra một đoạn mã (code) hoàn hảo, hay thiết kế một bộ nhận diện thương hiệu tuyệt đẹp, nhưng nếu bạn không thể giải thích cho sếp và khách hàng hiểu tại sao nó tốt, thì công sức của bạn coi như đổ sông đổ biển. Giao tiếp ở trường đại học là để "trao đổi thông tin", nhưng giao tiếp ở trường đời là để "tạo ra kết quả".

1. Quy tắc "Viết cho người bận rộn": Tiết kiệm thời gian là sự tử tế cao nhất

Trong thế giới công sở, thời gian của sếp và đồng nghiệp là "vàng ròng". Một trong những sai lầm lớn nhất của các bạn mới ra trường là nhắn tin hoặc email theo kiểu "nhỏ giọt" hoặc quá dài dòng, khiến người đọc cảm thấy như đang giải đố.

Căn bệnh "Pings" liên tục: Bạn đừng bao giờ nhắn: "Chị ơi?" rồi đợi 10 phút sau chị trả lời mới nhắn tiếp: "Chị có rảnh không?". Cách này cực kỳ gây ức chế vì nó ngắt quãng dòng suy nghĩ của người khác.
Cách làm của chuyên gia: Hãy đóng gói mọi thứ trong một tin nhắn duy nhất.
- Cấu trúc: [Tên người nhận] + [Vấn đề cụ thể] + [Đề xuất/Yêu cầu] + [Thời hạn].
- Ví dụ: "Chị Lan ơi, em gửi chị bản báo cáo chi phí tuần 10 (đính kèm). Em có 2 mục cần chị duyệt nhanh để kịp thanh toán cho nhà cung cấp vào sáng mai. Chị xem giúp em trước 4h chiều nay nhé. Em cảm ơn chị!"

Ý đắt giá: Cấu trúc kim tự tháp (Kết luận trước - Diễn giải sau). Sếp của bạn thường chỉ có 30 giây để đọc một email. Vì vậy, hãy đưa kết quả hoặc yêu cầu quan trọng nhất lên ngay dòng đầu tiên. Đừng nói: "Sau khi em nghiên cứu thị trường, xem xét đối thủ A, đối thủ B, rồi họp với phòng marketing, em thấy chúng ta nên giảm giá...". Hãy nói: "Em đề xuất chúng ta giảm giá 10% trong tháng tới. Lý do là vì...". Việc đưa kết luận lên đầu giúp người nghe nắm bắt được "linh hồn" của câu chuyện ngay lập tức. Nếu họ muốn biết thêm chi tiết, họ sẽ đọc tiếp phần diễn giải phía dưới. Đây là cách giao tiếp của những nhà lãnh đạo.

2. Nghệ thuật "Báo cáo tiến độ": Hãy là người làm chủ thông tin

Nhiều bạn có tâm lý "sợ sếp", dẫn đến việc khi gặp khó khăn thì im lặng, hoặc khi làm xong việc cũng im lặng vì nghĩ sếp tự biết. Đây là một sai lầm chết người.

Sự im lặng đáng sợ: Khi bạn im lặng, sếp sẽ mặc định có hai trường hợp xảy ra: Hoặc là bạn chưa làm gì, hoặc là bạn đang gặp rắc rối mà không dám nói. Cả hai đều khiến sếp mất niềm tin vào bạn.
Chủ động cập nhật: Hãy học cách "quản trị sự lo lắng" của sếp. Một tin nhắn ngắn cập nhật tình hình vào cuối ngày hoặc cuối tuần sẽ giúp sếp yên tâm rằng mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát.

Ý đắt giá: Kỹ thuật "Xác nhận lại" (Paraphrasing). Đây là "vũ khí" giúp bạn không bao giờ làm sai ý sếp. Sau một cuộc họp hoặc một lần nhận chỉ thị miệng, hãy tóm tắt lại bằng văn bản hoặc lời nói: "Dạ, để đảm bảo em hiểu đúng ý sếp, em xin xác nhận lại: Nhiệm vụ của em là soạn 5 mẫu quảng cáo cho chiến dịch X, tập trung vào đối tượng mẹ bỉm sữa, và gửi sếp duyệt vào sáng thứ Tư đúng không ạ?". Bạn biết không, thà mất 1 phút để xác nhận còn hơn mất 2 ngày để làm một thứ mà sếp không cần. Việc này còn chứng tỏ bạn là người vô cùng cẩn thận và có trách nhiệm.

3. Ngôn ngữ cơ thể và "Phong thái" công sở

Giao tiếp không chỉ là lời nói, nó còn là cách bạn xuất hiện. Khi bạn là lính mới, mọi ánh mắt đều đang quan sát để đánh giá xem bạn có "chuyên nghiệp" hay không.

Sự hiện diện trong cuộc họp: Đừng bao giờ đi họp mà không có sổ tay và bút (hoặc laptop/máy tính bảng để ghi chú). Việc ngồi nghe không mà không ghi chép gì là một tín hiệu cho thấy bạn đang coi thường thông tin hoặc bạn có một trí nhớ "siêu phàm" (mà sếp thì thường không tin vào điều đó).
Lắng nghe tích cực: Khi ai đó đang nói, hãy nhìn vào mắt họ, thỉnh thoảng gật đầu. Đừng bấm điện thoại hay nhìn ra cửa sổ. Sự tôn trọng bạn dành cho người khác chính là tấm gương phản chiếu sự tôn trọng họ sẽ dành cho bạn.

Ý đắt giá: Sức mạnh của con số - "Nói có sách, mách có chứng". Đừng bao giờ dùng những tính từ cảm tính như "rất nhiều", "khá tốt", "hơi chậm". Trong môi trường chuyên nghiệp, những từ đó vô giá trị vì định nghĩa "nhiều" của bạn khác "nhiều" của sếp. Thay vì nói: "Em thấy khách hàng phản hồi rất tốt về sản phẩm mới", hãy nói: "Trong 100 khách hàng dùng thử tuần qua, có 85 người đánh giá 5 sao và 10 người đã hỏi mua ngay". Khi bạn nói bằng con số, bạn không còn là một đứa trẻ đang "cảm thấy" nữa, bạn là một chuyên gia đang "phân tích". Con số là ngôn ngữ chung của thế giới kinh doanh, hãy học cách sử dụng nó.

4. Xử lý phản hồi (Feedback): Đừng coi đó là sự tấn công cá nhân

Đây là phần khó nhất trong giao tiếp với các bạn mới. Khi sếp chê: "Bản thiết kế này của em tệ quá", nhiều bạn sẽ cảm thấy suy sụp, thậm chí khóc hoặc tỏ thái độ chống đối.

Tách biệt "Công việc" và "Cá nhân": Sếp chê bản thiết kế, không phải chê con người bạn. Hãy học cách đón nhận lời chê như một món quà để tiến bộ.
Cách phản ứng chuyên nghiệp: Thay vì biện minh "Tại vì em thiếu thời gian...", hãy hỏi: "Sếp có thể chỉ rõ giúp em phần nào sếp thấy chưa ổn nhất để em điều chỉnh được không ạ? Sếp muốn nó theo hướng sang trọng hay trẻ trung hơn?".

5. Kết luận cho bài học số 2

Bạn thân mến, giao tiếp chuyên nghiệp thực chất là sự tổng hòa của Sự thấu cảm (hiểu người khác cần gì) và Sự kỷ luật (nói đúng, nói đủ).

Hãy nhớ: Lời nói của bạn chính là "thương hiệu" của bạn. Mỗi tin nhắn bạn gửi đi, mỗi email bạn soạn thảo đều đang kể một câu chuyện về việc bạn là ai: Một người chuyên nghiệp, đáng tin cậy hay một người hời hợt, trẻ con? Hãy chọn cách kể câu chuyện của một người thành công ngay từ những lời nói nhỏ nhất.

Bài học tiếp theo của chúng ta sẽ là Bài 3: "Quản trị kỳ vọng (Managing Up)" – Tôi sẽ chỉ cho bạn cách "quản lý" ngược lại sếp của mình để bạn có một môi trường làm việc dễ thở và thăng tiến nhanh nhất. Bạn đã sẵn sàng để trở thành một "cánh tay phải" đắc lực chưa?

Mình giới thiệu loạt bài về hành trình sự nghiệp sau khi ra trường. Bạn hãy bắt đầu để lột xác từ một tân binh thành một lãnh đạo xuất sắc:

Bài 1: Quản trị sự thay đổi - Cuộc cách mạng về tư duy

Bài 2: Quản trị được lời nói - Giao tiếp chuyên nghiệp

Bài 3. Quản trị kỳ vọng

Bài 4. Quản trị hiệu suất

Bài 5: Quản trị kỹ năng - Thực chiến

Bài 6: Quản trị được cảm xúc - Trí tuệ cảm xúc

Bài 7: Quản trị tài chính cá nhân

Bài 8: Quản trị tri thức - Học tập suốt đời

Bài 9: Quản trị danh tiếng - Thương hiệu cá nhân

Bài 10: Cuối cùng là Quản trị được tương lai - Tầm nhìn sự nghiệp

kienthuc247 |