Quản trị kỳ vọng - nghệ thuật làm việc với sếp để tỏa sáng

0 Comments

Có một hiểu lầm cực kỳ tai hại mà hầu hết sinh viên mới ra trường đều mắc phải: Bạn nghĩ rằng sếp là người có trách nhiệm quản lý bạn, còn bạn chỉ cần "nghe lời và làm theo". Thực tế, những người thành công nhất luôn biết cách "Quản trị ngược" (Managing Up).

Quản trị ngược không phải là nịnh bợ, không phải là "đi cửa sau". Đó là quá trình bạn chủ động thấu hiểu, hỗ trợ và điều chỉnh kỳ vọng của cấp trên để cả hai cùng đạt được mục tiêu chung. Khi bạn quản trị ngược tốt, sếp sẽ rảnh tay hơn, còn bạn thì có được sự tự do và lòng tin tuyệt đối.

1. Hiểu "Luật chơi" của sếp: Mỗi vị sếp là một hệ điều hành riêng biệt

Bạn không thể dùng phần mềm Mac để chạy trên hệ điều hành Windows. Tương tự, bạn không thể dùng một cách làm việc duy nhất cho mọi vị sếp. Sai lầm của lính mới là mong đợi sếp phải thích nghi với cách làm việc của mình.

Thấu hiểu phong cách: Có sếp thuộc nhóm "Chi tiết" (Micro-manager) – họ muốn biết từng bước bạn làm. Có sếp thuộc nhóm "Kết quả" (Big Picture) – họ chỉ quan tâm đến con số cuối cùng. Có người thích đọc báo cáo bằng văn bản, có người lại thích một cuộc nói chuyện nhanh 5 phút bên máy pha cà phê.
Hành động thực tế: Ngay trong tuần đầu tiên, hãy chủ động xin sếp 15 phút để hỏi về "User Manual" (Hướng dẫn sử dụng) của sếp.
- "Chị ơi, em muốn làm việc hiệu quả nhất với chị, chị cho em hỏi chị thường thích nhận cập nhật công việc qua email hay nhắn tin ạ?"
- "Chị muốn em báo cáo tiến độ hàng ngày hay chỉ khi có kết quả cuối cùng ạ?"

Ý đắt giá: Đừng để sếp bị "bất ngờ" (No Surprises). Đây là quy tắc sắt đá trong quản trị. Sếp ghét nhất là những tin xấu ập đến vào phút chót mà họ không hề có sự chuẩn bị. Nếu dự án đang có nguy cơ trễ hạn, đừng đợi đến ngày cuối cùng mới nói: "Em xin lỗi, em làm không kịp". Hãy báo cáo ngay khi bạn thấy dấu hiệu khó khăn: "Sếp ơi, khâu thiết kế đang bị chậm 1 ngày do bên đối tác phản hồi lâu. Em đang thúc giục họ nhưng em muốn báo trước để sếp nắm tình hình". Khi bạn minh bạch, sếp sẽ coi bạn là đồng minh thay vì một gánh nặng.

2. Đừng bao giờ hứa hão: Nghệ thuật "Nới lỏng biên độ"

Khi mới đi làm, chúng ta thường có xu hướng muốn chứng tỏ bản thân là người "siêu phàm". Sếp hỏi: "Cái này chiều nay xong không em?", bạn trả lời ngay: "Dạ xong ạ!" để rồi 8 giờ tối vẫn ngồi còng lưng và nộp một bản báo cáo đầy lỗi.

Cái giá của sự nhiệt tình quá mức: Mỗi lần bạn hứa mà không làm được, hoặc làm với chất lượng kém, "tài khoản lòng tin" của bạn với sếp sẽ bị trừ điểm nặng nề.
Under-promise, Over-deliver (Hứa ít thôi, nhưng làm nhiều hơn): Đây là bí quyết của những người chuyên nghiệp.

Ý đắt giá: Tư duy giải pháp đi kèm vấn đề. Một lính mới thường chạy đến sếp và nói: "Sếp ơi, máy in hỏng rồi". Một nhân viên tiềm năng sẽ nói: "Sếp ơi, máy in hỏng rồi, em đã gọi thợ và họ hẹn chiều nay đến. Trong lúc chờ, em xin phép chạy sang tiệm photo bên cạnh để in bộ tài liệu cho cuộc họp lúc 2h nhé". Bạn thấy sự khác biệt không? Đừng bao giờ mang một "dấu hỏi chấm" đến cho sếp. Hãy mang đến "phương án lựa chọn". Sếp được trả lương để ra quyết định, chứ không phải để làm bài tập hộ bạn. Khi bạn đưa ra giải pháp, bạn đang giúp sếp tiết kiệm năng lượng não bộ – và đó là lúc bạn trở nên vô giá.

3. Sai thì nhận, đừng giải thích: Bản lĩnh của sự chính trực

Sếp thừa biết bạn là lính mới và bạn sẽ mắc lỗi. Điều sếp quan tâm không phải là cái lỗi đó (vì nó đã xảy ra rồi), mà là cách bạn ứng xử với sai lầm.

Căn bệnh "Tại vì...": "Tại vì xe em hỏng", "Tại vì bạn X đưa dữ liệu chậm", "Tại vì em tưởng là...". Tất cả những lời giải thích này đều vô nghĩa trong thế giới công việc. Nó chỉ cho sếp thấy bạn là người chưa trưởng thành và hay đổ lỗi.
Công thức nhận lỗi 3 bước:
1. Thừa nhận sai sót ngay lập tức (không bào chữa).
2. Đưa ra giải pháp khắc phục hậu quả.
3. Nêu kế hoạch để không lặp lại sai lầm.

Ý đắt giá: Quản trị "Năng lượng" của sếp. Mỗi con người đều có một "quỹ năng lượng" nhất định trong ngày. Một người quản trị ngược thông minh sẽ biết chọn lúc sếp đang "đầy pin" nhất để trình bày những đề xuất quan trọng hoặc xin tăng lương. Đừng bao giờ chặn sếp lại khi họ đang vội vã đi họp, hoặc gửi một email nhạy cảm vào chiều thứ Sáu khi ai cũng chỉ muốn về nhà. Hãy quan sát: Sếp thường thoải mái nhất sau giờ ăn trưa? Hay vào buổi sáng sớm khi vừa uống cafe xong? Chọn đúng thời điểm là bạn đã thắng 50% cuộc thương lượng rồi.

4. Hãy là người "Giải quyết nỗi đau" cho sếp

Sếp của bạn cũng có một vị sếp khác (hoặc khách hàng/hội đồng quản trị). Sếp cũng có những chỉ tiêu (KPI) phải gánh.

Hành động: Hãy tìm hiểu xem sếp đang bị áp lực bởi điều gì nhất. Nếu sếp đang lo lắng về báo cáo quý, hãy chủ động làm một bản tổng hợp số liệu sạch sẽ trước khi sếp yêu cầu.
Trở thành người đáng tin cậy nhất: Khi sếp giao việc cho bạn và họ có thể "quên luôn" việc đó vì biết chắc chắn bạn sẽ làm tốt, đó là lúc bạn đã thành công trong việc Quản trị kỳ vọng. Quyền lực của bạn không nằm ở chức vụ, mà nằm ở mức độ tin tưởng mà sếp dành cho bạn.

5. Kết luận cho bài học số 3

Quản trị kỳ vọng không phải là làm cho mình trở nên hoàn hảo, mà là làm cho mối quan hệ giữa bạn và sếp trở nên Dự đoán được (Predictable). Sếp biết bạn mạnh ở đâu, yếu ở đâu, khi nào bạn cần hỗ trợ và khi nào bạn có thể tự bơi.

Hãy nhớ: Sếp là người có ảnh hưởng lớn nhất đến thu nhập và cơ hội thăng tiến của bạn trong những năm đầu sự nghiệp. Thay vì coi sếp là "đối trọng", hãy coi sếp là khách hàng quan trọng nhất mà bạn cần phục vụ. Khi bạn giúp sếp thành công, sếp sẽ không có lý do gì để không kéo bạn đi cùng trên con đường thành công đó.

Bài học tiếp theo của chúng ta sẽ là Bài 4: "Kỷ luật và Hiệu suất" – Chúng ta sẽ bàn về cách quản lý bản thân khi không còn tiếng chuông báo giờ vào lớp, và cách để bạn không bao giờ rơi vào cái bẫy "bận rộn nhưng không hiệu quả". Bạn đã sẵn sàng để trở thành một cỗ máy làm việc tinh gọn chưa?

Mình giới thiệu loạt bài về hành trình sự nghiệp sau khi ra trường. Bạn hãy bắt đầu để lột xác từ một tân binh thành một lãnh đạo xuất sắc:

Bài 1: Quản trị sự thay đổi - Cuộc cách mạng về tư duy

Bài 2: Quản trị được lời nói - Giao tiếp chuyên nghiệp

Bài 3. Quản trị kỳ vọng

Bài 4. Quản trị hiệu suất

Bài 5: Quản trị kỹ năng - Thực chiến

Bài 6: Quản trị được cảm xúc - Trí tuệ cảm xúc

Bài 7: Quản trị tài chính cá nhân

Bài 8: Quản trị tri thức - Học tập suốt đời

Bài 9: Quản trị danh tiếng - Thương hiệu cá nhân

Bài 10: Cuối cùng là Quản trị được tương lai - Tầm nhìn sự nghiệp

kienthuc247 |