Kỹ năng giải quyết vấn đề

0 Comments

Trong một công ty, có hai nhóm người: Nhóm "Người mang đến vấn đề" và Nhóm "Người mang đến giải pháp". Nhóm thứ nhất chiếm 90% nhân sự, và họ thường là những người lương thấp nhất, dễ bị thay thế nhất. Nhóm thứ hai chỉ chiếm 10% nhưng họ chính là những "viên kim cương" mà bất kỳ ông chủ nào cũng muốn giữ chân bằng mọi giá.

Bạn muốn mình thuộc nhóm nào để trở thành "viên kim cương" trong mắt sếp.?

1. Đừng chỉ là "Cái loa" phát tin xấu

Hãy tưởng tượng sếp bạn đang đau đầu với hàng tá báo cáo, và bạn chạy vào phòng nói: "Sếp ơi, nhà cung cấp vừa báo tăng giá nguyên liệu 10%, giờ làm sao sếp?". Ngay khoảnh khắc đó, trong mắt sếp, bạn không phải là một nhân viên, bạn là một rắc rối cộng thêm.

Tư duy của người giải quyết vấn đề: Sếp thuê bạn về không phải để bạn kể lại những gì sếp đã biết hoặc có thể biết. Sếp thuê bạn để bạn xử lý những rắc rối trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Hành động thực tế: Áp dụng công thức 4 bước trước khi mở lời với sếp:
1. Vấn đề là gì? (Ngắn gọn, dựa trên dữ liệu).
2. Nguyên nhân tại sao xảy ra? (Để không bị lặp lại).
3. Ít nhất 2 phương án giải quyết. (Kèm ưu và nhược điểm của từng phương án).
4. Đề xuất của bạn là gì? (Và tại sao bạn chọn nó).

Ví dụ: "Sếp ơi, nhà cung cấp A báo tăng giá 10% do chi phí vận chuyển tăng. Em đã tìm hiểu và thấy có 2 phương án: Một là mình thương lượng giữ giá cũ nhưng tăng sản lượng đặt hàng; hai là chuyển sang nhà cung cấp B chất lượng tương đương nhưng giá ổn định hơn. Em nghiêng về phương án 1 vì mình đã làm việc lâu năm với A. Sếp thấy sao ạ?".

Bạn thấy đấy, lúc này sếp chỉ cần gật đầu và nói "Đồng ý". Bạn đã biến mình thành một người tư vấn đắc lực.

2. Đào sâu tận gốc: Đừng chỉ dán băng cá nhân lên vết thương nhiễm trùng

Nhiều lính mới rất hăng hái đi "dập lửa", nhưng đám cháy đó cứ quay lại liên tục. Đó là vì bạn chỉ đang giải quyết phần ngọn.

Phương pháp 5 Whys (5 câu hỏi Tại sao): Đây là kỹ thuật của Toyota giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ (Root Cause).
- Vấn đề: Bạn nộp báo cáo muộn.
- Tại sao? Vì máy tính bị treo.
- Tại sao? Vì dữ liệu quá nặng và máy đã cũ.
- Tại sao? Vì bạn không biết cách nén dữ liệu và không đề xuất nâng cấp máy.
- Tại sao? Vì bạn chưa tìm hiểu về các công cụ tối ưu hóa và chưa chủ động quản trị thiết bị của mình.
Hành động thực tế: Thay vì xin lỗi vì báo cáo muộn, hãy học cách nén dữ liệu hoặc yêu cầu bộ phận IT hỗ trợ. Giải quyết vấn đề một lần và mãi mãi.

Ý đắt giá: Quyền sở hữu vấn đề (Ownership). Đây là ranh giới giữa một "người làm thuê" và một "người làm chủ". Khi sếp giao cho bạn một việc, hãy coi đó là công việc kinh doanh của chính bạn. Đừng bao giờ nói: "Em không làm được vì anh A bên phòng kỹ thuật không gửi tài liệu cho em". Trong thế giới thực, đó là một lời bào chữa vô giá trị. Nếu anh A không gửi, bạn đã gọi điện chưa? Đã sang tận bàn anh ấy chưa? Đã báo cáo sếp để sếp tác động chưa? Người có tinh thần Ownership sẽ tìm mọi cách (hợp pháp và văn minh) để kết quả cuối cùng phải xảy ra. Hãy nhớ: Sếp trả lương cho kết quả, không trả lương cho sự cố gắng nhưng thất bại vì lý do khách quan.

3. Biến rắc rối thành cơ hội "ghi điểm"

Nghe có vẻ ngược đời, nhưng những lúc công ty gặp rắc rối lớn nhất lại chính là lúc bạn dễ thăng tiến nhất. Khi mọi người đang hoảng loạn hoặc đùn đẩy trách nhiệm, nếu bạn đứng ra nhận trách nhiệm và đưa ra giải pháp, bạn sẽ vụt sáng.

Thực tế: Trong một cuộc họp căng thẳng về một lỗi sai của cả nhóm, đa số sẽ im lặng cúi đầu.
Hành động: Nếu bạn là người đứng lên nói: "Em nhận thấy lỗi này một phần do quy trình bàn giao của nhóm chưa chặt chẽ, em xin phép soạn lại bản quy trình mới để từ mai chúng ta áp dụng và không lặp lại lỗi này nữa".
Chỉ cần một hành động nhỏ đó, bạn đã khẳng định mình là một lãnh đạo tiềm năng trong tương lai. Bạn không chỉ giải quyết vấn đề kỹ thuật, bạn đang giải quyết "nỗi đau" về quản trị cho công ty.

Ý đắt giá: "Yes, and..." thay vì "No, but...". Khi nhận một yêu cầu khó từ sếp hoặc khách hàng, thay vì nói: "Không, việc này không làm được đâu vì..." (No, but...), hãy tập thói quen nói: "Vâng, em hiểu mục tiêu của sếp là X. Để làm được việc này, chúng ta sẽ cần thêm nguồn lực A hoặc điều chỉnh thời hạn B..." (Yes, and...). Cách tiếp cận này cho thấy bạn đang đứng cùng chiến tuyến với sếp để giải quyết vấn đề, chứ không phải là một "hòn đá tảng" ngăn cản sự phát triển. Khả năng nói "Có" một cách có tính toán chính là đỉnh cao của sự chuyên nghiệp.

Lời nhắn từ người anh đi trước: Hai bài học này (Bài 4 và Bài 5) là về sức mạnh nội tại của bạn. Kỷ luật giúp bạn bền bỉ, Giải quyết vấn đề giúp bạn giá trị. Nếu bạn làm tốt hai điều này, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bị đào thải hay thiếu thốn thu nhập.

Bạn thấy mình đang ở mức mấy trên thang điểm 10 về sự kỷ luật và năng lực giải quyết vấn đề? Hãy suy nghĩ thật kỹ nhé. Trong phần tới, tôi sẽ gửi tiếp cho bạn Bài 6 và Bài 7 – nơi chúng ta nói về sự nhạy bén trong cảm xúc và quản trị đồng tiền đầu đời. Bạn sẵn sàng chưa?

Mình giới thiệu loạt bài về hành trình sự nghiệp sau khi ra trường. Bạn hãy bắt đầu để lột xác từ một tân binh thành một lãnh đạo xuất sắc:

Bài 1: Quản trị sự thay đổi - Cuộc cách mạng về tư duy

Bài 2: Quản trị được lời nói - Giao tiếp chuyên nghiệp

Bài 3. Quản trị kỳ vọng

Bài 4. Quản trị hiệu suất

Bài 5: Quản trị kỹ năng - Thực chiến

Bài 6: Quản trị được cảm xúc - Trí tuệ cảm xúc

Bài 7: Quản trị tài chính cá nhân

Bài 8: Quản trị tri thức - Học tập suốt đời

Bài 9: Quản trị danh tiếng - Thương hiệu cá nhân

Bài 10: Cuối cùng là Quản trị được tương lai - Tầm nhìn sự nghiệp

kienthuc247 |